PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Apa itu komunikasi? Komunikasi merupakan kegiatan komunikator dengan komunikan yang mempertukarkan dan memberikan makna yang sama atas informasi untuk suatu tujuan tertentu, melalui media, metode, teknik atau cara-cara yang telah ditetapkan.¹

Manusia yang hidup di zaman yang paling primitif hingga ke zaman sekarang memerlukan komunikasi. Komunikasi merupakan landasan dasar bagi manusia untuk hidup secara sosial dalam mayarakatnya. Oleh karena itu, sejak saat dahulu kala hingga kini manusia sudah mengenal wadah komunikasi yang disebut organisasi.

Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasikan  usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. (Kochler) ²

Pada umumnya penelitian tentang organisasi selalu menekankan proses komunikasi sebagai alur pesan yang masuk dan keluar dari dan ke orang tertentu yang mempunyai kaitan kerja dalam struktur organisasi (Davis dan Scott, 1969). Pandangan tersebut mengingatkan kita, bahwa komunikasi organisasi berkenan dengan beberapa unsur, antara lain ada sekelompok orang, ada struktur dan hierarki yang menempatkan kedudukan setiap orang dari kelompok itu, ada pengelompokkan tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan, ada mekanisme yang menghubungkan anggota kelompok (komunikasi).

Dengan kata lain, satu organisasi tidak mungkin ada kalau tidak memiliki kelompok orang sebagai anggota. Kelompok itu juga tidak mungkin ada kalau tidak ada struktur dan hierarki yang menempatkan kedudukan para anggotanya. Struktur dan hierarkipun tidak mungkin ada kalau tidak ada pengelompokkan tugas dan fungsi. Tugas dan fungsi yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi pun tidak akan berhasil kalau tidak ada komunikasi. Dan, manusia anggota kelompok terlibat dalam proses kerja organisasi melalui proses komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi sangat penting sebab komunikasi merupakan jembatan yang menghubungkan pengetahuan yang bersifat substantif dengan yang teknis.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi mempunyai aneka macam bentuk yang semuanya tergantung dari segi apa kita memandangnya. Berikut adalah diantaranya :

1.      Dari segi penyampaian pesannya, komunikasi dapat dilakukan secara lisan dan secara tertulis atau secara elektronik melalui radio, televisi, teepon, internet dan sebagainya.

2.      Dari segi kemasan pesan, komunikasi dapat dilakukan secara verbal : diwakili dalam penyebutan kata-kata, yang pengungkapannya dapat dengan lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal : terlihat dalam ekspresi atau mimik wajah, gerakan tangan, mata dan bagian tubuh lainnya.

3.      Dari segi keresmian pelaku komunikasi, saluran komunikasi yang digunakan, dan bentuk kemasan pesan, komunikasi dapat dikategorikan sebagai bentuk komunikasi formal dan non formal.

4.      Dari segi pasangan komunikasi, komunikasi dapat dilihat sebagai :

a.       Komunikasi Intrapersonal (intra personal communication), ialah proses komunikasi  dalam diri komunikator: pengirim dan penerima pesannya adalah dirinya sendiri (manusia sebagai makhluk rohani).

b.      Komunikasi Interpersonal (inter personal communication) ialah interaksi tatap muka antara dua orang atau lebih dimana pengirim dapat menyampaikan pesan secara langsung, dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapinya secara langsung pula (manusia sebagai makhluk sosial).³  

PROSES KOMUNIKASI

 Proses umum komunikasi terdiri atas lima unsur – komunikator, pesan, perantara, penerima, dan balikan (umpan balik). Komunikasi dapat diikhtisarkan secara sederhana sebagai berikut : Siapa... mengatakan apa... bagaimana caranya... kepada siapa... apa hasilnya?³ 

 

KOMUNIKASI EFEKTIF

Para ahli komunikasi mengatakan bahwa komunikasi yang efektif adalah hasil dari pemahaman bersama antara komunikator dan penerima. Sebenarnya, kata komunikasi berasal dari Bahasa Latin (communis), yang berari “sama”. Komunikator berusaha menciptakan “kesamaan” dengan penerima. Dengan demikian, kita dapat mendefinisikan komunikasi sebagai penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda-tanda yang sama. Tanda yang sama itu mungkin bersifat verbal atau nonverbal.

Model mutakhir proses komunikasi yang sering digunakan tertama dikembangkan dari karya Shannon dan Weaver, dan Schramm.⁴  Para peneliti ini menaruh perhatian pada upaya menguraikan proses umum komunikasi yang dapat diterapkan dalam segala situasi. Model yang dikembangkan dari karya mereka itu berguna untuk memahami komunikasi. Unsur dasarnya mencangkup komunikator, penyandian, perantara, penguraian sandi, penerima, balikan dan kegaduhan.

Model Komunikasi

Unsur-unsur Komunikasi :

1.      Komunikator : Dalam kerangka organisasi, komunikator haruslah seorang karyawan yang memilik gagasan, maksud, informasi dan tujuan berkomunikasi.

2.      Penyandian (encoding) : Menerjemahkan gagasan komunikator menjadi serangkaian tanda yang sitematis – menjadi bahasa yang megungkapkan tujuan komunikator.

3.      Pesan (message) : Hasil proses pembuatan berita.

4.      Perantara (medium) : Sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

5.      Penguraian sandi-penerima : Istilah teknis bagi proses pemikiran penerima. Penguraian sandi ini mencangkup penafsiran.

6.      Kegaduhan (noise) : Faktor yang mengganggu pesan yang dikehendaki.

HAMBATAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Mengapa komunikasi gagal? Selintas jawabannya relatif mudah. Kita telah mengidentifikasi unsur-unsur komunikasi sebagai komunikator, penyandian pesan, perantara, penguraian sandi, dan balikan. Sedikit saja terjadi kegaduhan dalam semua unsur tersebut, tidak akan tercapai kejelasan arti dan pemahaman yang sempurna. Tidak ada tanggung jawab manajer yang lebih besar daripada tanggung jawab mengembangkan komunikasi yang efektif. Beberapa hambatan bagi komunikasi yang efektif :

1.      Kerangka Acuan

2.      Menyimak Selektif

3.      Kata Putus Nilai

4.      Kredibilitas Sumber

5.      Masalah Semantik

6.      Penyaringan

7.      Bahasa Kelompok

8.      Perbedaan Status

9.      Tekanan Waktu

10.  Beban Layak Komunikasi (Communication Overload)

MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Para manajer yang berusaha keras untuk menjadi komunikator yang baik mempunyai dua tugas terpisah yang harus mereka lakukan. Pertama, mereka harus meningkatkan pesan mereka yaitu informasi yang ingin mereka sampaikan. Kedua, mereka harus berusaha meningkatkan pemahaman mereka sendiri tentang apa yang ingin dikomunikasikan orang lain kepada mereka. Artinya mereka harus menjadi pembuat dan pengurai sandi yang lebih baik. Mereka harus berusaha keras tidak saja untuk dipahami melainkan juga untuk memahami. Teknik yang dibahas berikut ini akan membantu peaksanaan kedua tugas penting ini :

-          Melakukan Tindak Lanjut

Teknik ini mengandaikan bahwa Anda disalahpahamkan dan, jika mungkin, Anda berusaha menetukan apakah maksud Anda benar-benar diterima dengan baik. Sebagaimana kita ketahui, arti selalu terdapat dalam pikiran penerima.

-          Mengatur Arus Informasi

Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi guna menjamin arus informasi yang optimal kepada manajer, sehingga meniadakan hambatan “beban layak komunikasi”.⁵ Komunikasi diatur dalam kaitannya dengan mutu dan jumlah.

-          Memanfaatkan Balikan

Balikan menyediakan sebuah aluran bagi tanggapan penerima yang memungkinkan komunikator untuk menentukan apakah pesannya sudah diterima dan menghasilkan tangggapan yang diinginkan atau tidak.

-          Empati

Yang dimaksudkan empati adalah komunikasi yang berorientasi pada penerima dan bukan berorientasi pada si komunikator. Empati mengharuskan komunikasi agar menempatkan dirinya pada kedudukan penerima sehingga dapar memperkirakan bagaimana kemungkinan penguraian sandi pesan yang akan disampaikan.

-          Pengulangan

Pengulangan adalah prinsip belajar yang usdah diterima. Mencangkupkan unsur pengulangan aau redudansi ke dalam komunikasi (terutama yang bersifat teknis) menjamin bahwa seandainya satu bagian pesan tidak dimengerti, bagian lainnya akan membawa pesan yang sama.

-          Mendorong Terciptanya Rasa Saling Percaya

Adanya perasaan saling mempercayai antara manajer dan bawahannya dapat memperlancar komunikasi. Bawahan menilai sendiri mutu hubungannya dengan atasan sesuai dengan persepsinya.

-          Penentuan Waktu yang Efektif

Pesan akan lebih dapat dimengerti apabila pesan itu tidak bersaing dengan pesan lainnya. Dalam keadaan sehari-hari, komunikasi yang efektif dapat diperlancar dengan menentukan waktu yang tepat untuk mengumumkan sesuatu yang penting.

-          Menyederhanakan Bahasa

Bahasa rumit merupakan hambatan utama bagi komunikasi yang efektif. Para manajer harus ingat bahwa komunikasi yang efektif meliputi pemahaman dan juga informasi. Para manajer harus menyandikan pesan mereka dalam kata-kata himbauan, dan simbol yang mempunyai arti bagi penerima.

-          Menyimak secara Efektif

Salah satu cara yang mendorong seseorang megungkapkan perasaan, keinginan dan emosinya yang sebenarnya ialah dengan menyimak (to listen).

-          Memakai Garpevine

Grapevine adalah saluran komunikasi yang penting yang ada disemua organisasi. Pada dasarnya ia merupakan mekanisme jalan pintas, dan dalam banyak kasus bergerak lebih cepat daripada sistem formal yang dipintasnya.

IMPLIKASI MANAJERIAL

 Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada. Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas di pasar global yang kompetitif. Implikasi yang dirasakan oleh para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang diproduksi di negara lain,dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara tersebut. Jadi struktur organisasi manajerial tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan itu berada.⁶ Dan dalam mencapai tujuan tersebut pasti butuh dengan yang namanya komunikasi, sebab tanpa adanya komunikasi tidak ada proses interaksi antara anggota diperusahaan tersebut. 

 KESIMPULAN :

Komunikasi merupakan kegiatan komunikator dengan komunikan yang mempertukarkan dan memberikan makna yang sama atas informasi untuk suatu tujuan tertentu, melalui media, metode, teknik atau cara-cara yang telah ditetapkan. Komunikasi sangat penting sebab komunikasi merupakan jembatan yang menghubungkan pengetahuan yang bersifat substantif dengan yang teknis.

DAFTAR PUSTAKA :

¹ Dr. Alo Liliweri. 1997. Sosiologi Organisasi. Bandung: PT Citra Aditya Bakti.

² Handoko, Definisi dan Pengertian Organisasi. http://handpage.blogspot.com/p/definisi-dan-pengertian-organisasi.html?m=1 . Sabtu, 7 Maret 2015 pukul 06.20.

³ Herlina, Komunikasi: Fungsi dan Jenis. http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PSIKOLOGI/196605162000122-HERLINA/IP-TM3_KOMUNIKASI.pdf. Sabtu, 7 Maret 2015 pukul 06.45.

⁴ Kelima soal ini mula-mula diajukan dalam tulisan H.D. Lasswell, Power and Personality (New York: W.W. Norton, 1948), hal. 37-51.

⁵Ini diuraikan sebagai prinsip “kecukupan” oleh William G. Scott and Terence R. Mitchell, Organizational Theory: A Structural and Behavioral Analysis (Homewood, III : Richard D. Irwin, 1972), hal 161.

⁶Ariviato Nur Adli, Faktor-Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan & implikasi manajerial. http://silentreader-z.blogspot.com/p/faktor-faktor-yang-mempengaruhi.html. Selasa, 17 Maret 2015 Pukul 21.00.

Gibson Ivancevich Donnelly. 1993. Organisasi Jilid 2 Edisi Kelima. Jakarta : PT Gelora Aksara Pratama.